この場合、顧客から送付された注文書に対して、貴社が注文請書を発行することで取引を行っているものと思われます。

ここで気をつけたいのは、注文書に「取引約定事項」のような、（たいていの場合）顧客に有利な取引条件が記載されていることです。こうした注文書に対し、何ら留保をせずに注文請書を発行した場合、注文書に記載された「取引約定事項」に沿った内容の契約が成立してしまいます。

したがって、注文書に「取引約定事項」が記載されている場合には、その約定事項は受容できない旨を注文請書に記載して送付することで、望まない契約条件に拘束されるのを避けることができます。

注文書が顧客から送られてきた場合、営業部門や生産管理部門の担当社員のみが確認し、法務部門のチェックを受けずに、特段の留保をつけずに注文請書を返送していることが多いと思われます。そうした対応がとられていないか、一度貴社の実務慣行を見直してみてはいかでしょうか。